CÓMO ORGANIZAR TU DÍA PARA LOGRAR 10 VECES MÁS

6 pasos para volver a ser el jefe de tu vida

 

Estás en control de tu día? Si no tienes un sistema efectivo para organizar tu día te aseguro que tu no estás en el asiento de conducir. Pero hay algo simple que puedes hacer para recuperar tu día hoy.

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Te hago una confesión. Yo, naturalmente, soy terrible para organizarme. En serio amigo, HORRIBLE.

No me puedo acordar de nombres, fechas, direcciones, cosas que tengo que hacer, y la lista sigue.

Así que yo necesito un sistema muy efectivo para organizar mis actividades y no perder control de mi día.

El sistema que yo uso fue popularizado por Stephen Covey en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva.

NOTA: Covey le da otro nombre pero yo lo llamo el Lienzo de Actividades.

Es muy probable que ya lo conozcas. Pero antes de cerrar esta página quiero que recuerdes algo…

Así que, si tu día sigue siendo una locura, te animo a seguir leyendo y aplicar lo que lees hoy.

El Lienzo de Actividades

Primero simplemente te quiero mostrar el lienzo.

Tiene dos columnas: Urgente y No-Urgente. Y tiene dos filas: Importante y No-Importante. Esto nos deja con 4 cuadros donde podemos categorizar las actividades que tenemos en la semana.

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Ahora, ¿Cuál de estos cuadros crees que es el más crítico para lograr éxito en la organización de tu día?

Antes de darte la respuesta miremos algunas actividades que podrían ir en cada cuadro.

Cuadro 1 (Actividades que son importante pero no urgentes)

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Cuadro 2 (Actividades que son importantes y urgentes)

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Cuadro 3 (Actividades que no son importantes pero son urgentes)

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Cuadro 4 (Actividades que no son importantes ni urgentes)

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Bueno, viendo esta lista es medio obvio que el cuadro que es el más crítico para lograr éxito en la organización de tu día es Cuadro 1 (Importante / No-Urgente). Cuando estás bien organizado y preparado no solo evitas miles de problemas sino que generas crecimiento para tu negocio.

Cuando has puesto un enfoque en tu desarrollo personal y has creado vínculos con otras personas exitosas, tienes cada vez más oportunidades para generar inversiones nuevas.

El problema es, si eres como la mayoría de las personas en el mundo, tu día está lleno de actividades que caen en Cuadro 2.

Las emergencias del día, el flujo constante de emails que hay que responder, la necesidades de tus clientes… todas estas cosas (¡y más!) llenan nuestro día y no dejan tiempo para las cosas en Cuadro 1.

Con la mayoria de mis clientes noto algo extraño (y triste). Durante un día normal, pasan el 90% del día haciendo actividades listado en Cuadro 2. Corriendo de un lado para otro, siempre intentando apagar algun fuego o evitar un catástrofe.

Quedan tan agotado por el caos de actividades que cuando tienen unos minutos libres, ¡no tienen ganas de hacer nada! Así que durante el ultimo 10% del día, hacen actividades del Cuadro 4.

Resumen: 90% de tu día corriendo como loco y 10% perdida en pavadas.

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¿Sufres de esto? ¿Quieres tomar control de nuevo de tu agenda? Entonces tienes que organizar tu día siguiendo los siguientes pasos.

Acciones para mantener el control de tu día

  1. Anotar todas tus actividades. En una hoja (o usando esta herramienta) escriba todas las actividades que tienes que hacer esta semana – poniendo cada actividad en el cuadro correspondiente.(EXTRA: a mi me gusta incluir cuánto tiempo me va a tardar cumplir la tarea. Por ejemplo, escribo 60 armar campaña de Facebook porque se que me va a tardar más o menos una hora.)
  2. Patrones y sistemas. Mira las actividades que tienes en Cuadro 2. ¿Realmente son urgentes? ¿Cuántas de estas son por causa de no planear efectivamente? Si encuentras algun patron, agrega una nota en Cuadro 1 para crear un sistema que te permite evitar esa emergencia.
  3. ¿Qué hacer con las actividades del Cuadro 1? Saca tu agenda (yo uso Google Calendar). Toda actividad que tienes listado en Cuadro 1 lo tienes que agendar en tu calendario.¡Esto es el paso MÁS importante!Si no agendas las actividades de Cuadro 1 siempre vas a demorar en hacerlas porque lo urgente llenara día. Una vez agendada, es aún más importante respetar los horarios que haz predeterminado.(EXTRA: Con cada evento que creo en Google Calendar me gusta agregar una notificación. De esta forma todo el día recibo notificaciones de lo que tengo que estar haciendo… y todas son cosas que hacen crecer a mi negocio.)
  4. ¿Qué hacer con las actividades del Cuadro 2? ¡Hazlas ahora! Ya mismo, lo más rápido posible. La única regla es: NO hacerlas durante el tiempo que tengas una actividad del Cuadro 1 reservada.Lo que notarás es que cada semana que pones un enfoque en las actividades delCuadro 1 tendras menos actividades en el Cuadro 2.
  5. ¿Qué hacer con las actividades del Cuadro 3? Estas actividades son las que quieres delegar, tercerizar, o armar un sistema en tu día donde solo los tocas 2 veces al día.Un buen ejemplo de esto es tu email. Aunque posiblemente crees que tu email cae en Cuadro 2 en verdad cae en Cuadro 3. Hay pocos emails que no pueden esperar 2 o 3 horas para ser contestadas. Pero tenemos la tendencia de revisar nuestro email cada 10 minutos.Yo reviso mi email solo a las 9:00am y a las 3:30pm. NUNCA e tenido un email de alguien enojado por no haberle respondido más rápido.
  6. ¿Qué hacer con las actividades del Cuadro 4? ¡Bórralas! O por lo menos postérgalas hasta que te olvides que estan ahi. De enserio, si no son importantes, y no son urgentes… ¿Para que las tienes ahí?

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En fin, la pregunta que tienes que responder honestamente es, ¿Quiero controlar mi agenda… o estoy bien con que mi agenda me controle a mi?

Si tu quieres mantener el control tienes que empezar a usar el Lienzo de Actividades para organizar tu día.

El sistema que uses no importa. Puedes usar un cuaderno, Evernote, Trello, o nuestra herramienta.

Lo que importa es que lo apliques HOY.

He armado una herramienta simple para que puedas ingresar tus actividades en el Lienzo de Actividades. Puedes conseguirla aquí.Descargar Herramienta

Pregunta: ¿Estas listo para conquistar tu agenda? ¿Cuál es el primer paso que vas a tomar? ¿Puedes dejar un comentario ?

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Mariela Grasso
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