¿Sabes cuál es una de las herramientas más importantes que los propietarios de empresas familiares necesitan para garantizar que su negocio esté bien administrado? Puede pensar en una junta directiva, un equipo directivo sólido o una política de empleo familiar. Si bien estas son todas buenas respuestas, la herramienta que me gustaría que considerara es una Descripción del Puesto de trabajo del Propietario o Dueño de Negocio.

Supongo que muchos lectores se muestran escépticos ante esta sugerencia. Este no es el consejo que suelen escuchar. Sin embargo, en mi experiencia, una apreciación sofisticada de lo que es (y no es) la propiedad es una dimensión tan crítica para el éxito a largo plazo en la empresa familiar, que quiero convencerlo de que crear una Descripción del Puesto de Trabajo del Propietario debe estar en la parte superior de su lista de obligaciones.

Si intentara alentarlo a que sea importante tener una descripción de trabajo para el responsable máximo de planta, el encargado de administración u otros puestos clave en su negocio, mi tarea no sería tan complicada. El valor de las descripciones de puesto de trabajo en un negocio es ampliamente entendido. Las descripciones de puesto de trabajo aclaran la jerarquía de autoridad, establecen la responsabilidad, aseguran que las tareas clave se realicen y proporcionan un mecanismo para evaluar el desempeño.

Imagine que ha creado un nuevo puesto para un responsable comercial en su negocio. ¿Cómo podrías ocupar ese puesto sin una descripción del trabajo? Los solicitantes potenciales deben comprender qué se espera de ellos en el trabajo, a quién informarán y cómo evaluarán su éxito en el trabajo. También usaría la descripción del trabajo para determinar qué habilidades y experiencia se necesitarán para desempeñar el papel. Y otros responsables de área en el equipo necesitan la descripción del trabajo para comprender cómo las responsabilidades de este nuevo miembro del equipo se integrarán con lo que hacen.

Entonces, ¿cuál es el trabajo del dueño de un negocio? Echemos un vistazo a las descripciones de trabajo que ya hemos considerado. En el caso de una descripción del trabajo de gestión, el propósito es aclarar las líneas de autoridad y garantizar que se realicen las tareas clave, entre otras cosas. En el caso de la descripción del trabajo del propietario, estos criterios también se aplican. La descripción del trabajo del propietario describe quién es garante de las responsabilidades clave en la supervisión de la empresa familiar. ¿Son los propietarios responsables de las operaciones diarias del negocio? No, aunque a veces ellos lo crean necesario. Pero sí son responsables de establecer la visión y dirección del negocio, definiendo claramente sus Metas, y supervisar que los pasos en tal sentido se ejecuten correctamente. Con respecto a las líneas de autoridad, los propietarios son responsables de elegir a los responsables de área, quienes a su vez son responsables de supervisar la gestión.

El Dueño de un Negocio tiene una motivación clave en proteger y asegurar su inversión en el Negocio. Entonces, ¿cuáles son algunas de las acciones que debe tomar como propietario de un negocio para proteger su inversión? Por ejemplo, la Administración está en mejores condiciones para hacer su trabajo si los propietarios brindan una dirección clara sobre sus deseos para el futuro, así como también sobre sus expectativas financieras del negocio.

Al tratar de establecer una visión de propiedad, las preguntas que deben responderse incluyen:

1.    ¿Cuánto tiempo queremos ser dueños de este negocio? ¿La venta del mismo, es considerada una opción válida, mismo como la continuidad  y consolidación de la empresa familiar?
2.    ¿Qué papel queremos que dicha propiedad juegue en la administración del negocio?
3.    ¿Cuáles son las reglas para quién puede poseer acciones en el negocio y cómo la propiedad pasará de ser propietarios actuales a futuros?
4.    ¿Cuánto riesgo estamos dispuestos a asumir?
5.    ¿Aspiramos a diversificarnos en diferentes líneas de negocio?
6.    ¿Esperamos sacar dinero del negocio todos los años?
7.    ¿Queremos abrir otras oportunidades de negocio para la Empresa Familiar, inclusive fuera de los negocios actuales?

Más allá de estas preguntas de visión, los propietarios también deben proporcionar orientación sobre los valores que les gustaría que el negocio encarnara. ¿Es importante la creatividad o el emprendedurismo? ¿Esperamos que la gerencia haga un fuerte compromiso con los empleados? ¿Esperamos que la organización se involucre en la comunidad local? Etc.

Para proteger su inversión, también debe asegurarse de contar con la estructura de gobierno adecuada para supervisar la gestión. Los propietarios deben decidir cómo se estructurará la junta directiva. ¿Qué papel jugarán los propietarios en el tablero? ¿Qué papel jugará la gerencia o jefatura? ¿Incorporará GESTORES independientes en la mezcla? ¿Con qué frecuencia se reunirá la junta y qué autoridad se le otorgará?
Finalmente, para tomar todas las decisiones descritas anteriormente, los propietarios deben estar bien educados. Esto no refiere solo a educación formal, sino fundamentalmente a que deben comprender su industria, el entorno competitivo y poder leer y evaluar los estados financieros. También necesitan comprender los aspectos únicos de las empresas con una estructura de propiedad familiar.
En resumen, si tuviera que escribir una descripción del trabajo para usted como propietario, esta sería bastante corta:

1.    Definir la visión para el negocio;
2.    Aclarar las expectativas financieras a la gerencia y comunicarlas adecuadamente;
3.    Articular valores que deben incorporarse en el negocio;
4.    Desarrollar una estructura de gobierno sólida para supervisar el desempeño de la administración y de la operación;
5.    Elegir miembros del equipo de gobierno de la empresa calificados y adecuados al desarrollo de la visión planteada;
6.    Comprender el contexto comercial del mercado en el que operamos.

Si bien la lista puede ser bastante corta, cada una de estas responsabilidades es increíblemente importante. La idea, tal como se expresó más arriba en este texto, no es que sean responsables del “día a día” del trabajo, sobre todo cuando se debe impulsar y gestionar el crecimiento del negocio, lo que siempre conllevará adicionalmente, el duro desafío de saber cómo “delegar”, las tareas que al principio de la vida de la empresa familiar, les eran propias. El poder justamente “delegar” suele ser una de las grandes barreras que los propios dueños de negocio generan dentro del mismo.  

En ActionCOACH proponemos que el dueño de Negocio debe ir aprendiendo a trabajar cada vez más “PARA” el negocio y menos “EN” el negocio. El argumento que mejor explica esta propuesta, es en términos de VALOR AGREGADO. Este, como concepto se expresa en una simple pregunta a realizarse:

¿Qué actividades de las que realizó “resguardan, consolidan y acrecientan” la inversión del Negocio? 

Proteger su inversión en una casa u otros activos es algo que hace sin pensar. ¿No debería darle la misma importancia a proteger lo que probablemente sea una inversión mucho mayor:
su inversión en el negocio familiar? Espero que tome en serio estas sugerencias y cree una descripción simple del trabajo del propietario para los dueños del negocio.

Muy Buena Semana.

Ing. Guillermo Henning

ActionCOACH