Una linda mañana del mes de Julio mientras caminaba realizando mis ejercicios matutinos, empecé a analizar y cuestionar ¿cómo se podría llegar a un objetivo concreto para transmitir información efectiva durante las reuniones realizadas a los inicios de semana a los colaboradores, para aprovechar al máximo el tiempo y poder persuadir a los equipos de trabajo, ya que considero un tema de suma importancia? Como Coach, he podido observar en la mayoría de empresa coacheadas, que mis clientes me preguntan cómo hacer que sus subalternos realicen las indicaciones, cuando se reúnen con sus equipos de trabajo, por lo que les he sugerido lo siguiente:

  • Hacer una presentación eficaz requiere una preparación mental. Ensayar su guion es una cosa, pero ponerse en el estado anímico adecuado arriba del punto de poder antes de iniciar la reunión es importante.
  • Una presentación puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo y de involucrarse en un dialogo bilateral. Los ejecutivos usan presentaciones con el objetivo de persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de acción, transmitir información, ofrecer un foro para la discusión, descubrir cómo reaccionan las personas ante una situación o idea, lograr un compromiso, involucrar a las personas en la solución de problemas.

Antes que nada, defina su objetivo:

El objetivo de su presentación es el resultado que quiere obtener: persuadir, deliberar, convencer, dar feedback o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentación. Comience por plantearse las siguientes preguntas:

¿Cuál es el propósito de esta presentación?

¿Qué quiero que mi público haga como resultado?

¿Quiero informar, persuadir o vender?

¿Quiero que mi audiencia entienda, aprenda o actué?

¿Quiero que mi audiencia se comprometa?

Todo lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.

Después de haber analizado detenidamente su objetivo, debe decidir qué es lo que quiere decirle a su equipo de trabajo, lo cual no siempre es fácil sin embargo puede considerar lo siguiente:

Etapa 1: Defina el mensaje clave

Etapa 2: Identifique los argumentos que respaldan su mensaje.

Etapa 3: Identificar cuando es importante conseguir la participación, las reacciones y el acuerdo o el convencimiento del equipo.

Debes de aclarar e Inspirar, hacer presentaciones persuasivas no tiene que ver solo con el entusiasmo y con usar PowerPoint requiere destrezas concretas que mantengan a su audiencia interesada e involucrada.

  • Prepara una presentación eficaz adaptada a tu audiencia y entorno.
  • Hacer una presentación eficaz que genere acción.
  • Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la presentación.

Existen muchos tipos de presentaciones, cada una diseñada para satisfacer necesidades específicas. Algunos ejemplos son:

  • Ventas
  • Demostración de producto
  • Informe de avances
  • Persuasión
  • Plan o estrategia de negocios etc.

Sin embargo, cualquiera que sea su propósito, no utilice una presentación para bombardear a sus colaboradores con un cumulo de información. Las personas recuerdan pocos detalles de lo que se les entrega en una presentación. Puede usar una presentación para informar sobre un cambio o iniciativa, pero recurra a la comunicación escrita al entregar los detalles. Debe también adaptar su presentación a los siguientes factores:

  • Tamaño del publico
  • Formalidad de la situación
  • Regularidad de la reunión (una sola vez, ocasional, frecuente)
  • Hora del día y otros detalles de la ocasión.

¿Cuánto debe durar una presentación?

Muchas veces, usted debe ajustar su presentación a un horario que ha programado. Por ejemplo, tal vez le otorgue 30 min. En otras palabras, usted controla su tiempo y puede determinar la duración optima de su presentación. Haga que su presentación dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje en forma clara y completa, es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien, deje tiempo para preguntar al final como una gentileza básica.

A medida que organiza la presentación, identifique las oportunidades para usar apoyos visuales con el fin de que sus planteamientos sean comprendidos y se fijen en la mente de su audiencia. Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayoría aprende mejor a los apoyos visuales, que solo a la palabra hablada.

Tome en cuenta los siguientes hallazgos:

Las personas adquieren el 75% de lo que saben por la vista, 13% a través del oído y 12% a través del tacto y olfato. Una imagen es tres veces más eficaz para transmitir información que las palabras solas, las palabras y las imágenes juntas son 6 veces más eficaces que las palabras solas.

Recuerde, sin embargo, que cuando la audiencia está atenta a los apoyos visuales no lo está observando a usted, por lo cual debe mantenerlos con moderación. No use diapositivas cargadas con textos, es preferible que se aprenda bien su discurso, solo use palabras claves que le recuerden la información que quiere transmitir, y finalmente haga mucho contacto visual con sus colaboradores.

Esquema de presentación:

Introducción:

Enuncie su propósito.

Exponga previamente los puntos principales.

Motive a su público a escuchar.

Sección principal:

Exprese los puntos principales de su presentación.

Conclusión:

Resuma su contenido

Invite al público a tomar acción.

Por ActionCOACH Marisol Arzate/ El Salvador

 

 

 

  • Mariela Grasso

ActionCOACH

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